ห้องสมุดสถาบันวิจัยโภชนาการ ปิดจุดอ่อนด้วยบริการออนไลน์ครบวงจร

          ก่อนอื่นขอแนะนำให้รู้จัก “ห้องสมุดเนวิน เอส สกริมชอว์ สถาบันโภชนาการ” กันสักเล็กน้อย ห้องสมุดแห่งนี้บางท่านอาจคุ้นเคยด้วยชื่อ “ห้องสมุดสถาบันวิจัยโภชนาการ” หรือ “ห้องสมุดสถาบันโภชนาการ” กันมาบ้าง ในที่นี้จะขอเรียกด้วยชื่อสั้นๆ ว่า “ห้องสมุดสถาบันโภชนาการ” นะคะ

          ห้องสมุดแห่งนี้เป็น 1 ในห้องสมุดสำนักงานเครือข่ายบริการห้องสมุด สังกัดหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล ก่อกำเนิดเมื่อ พ.ศ. 2526 ตั้งอยู่ภายในรั้วมหาวิทยาลัยมหิดล วิทยาเขตศาลายา ชั้น 2 ของอาคารสถาบันโภชนาการ

          หากจะไม่กล่าวถึงภูมิทัศน์ของห้องสมุดเลย คงเหมือนกับอาหารที่วางอยู่บนโต๊ะมากมายแต่ยังขาดรสชาติบางอย่างไป การออกแบบพื้นที่ใช้สอยของห้องสมุดนั้นเน้นความโปร่ง โล่ง สวยงาม และทันสมัย แต่ยังคงไว้ซึ่งกลิ่นอายดั้งเดิมด้วยข้าวของเครื่องใช้ จำพวกตู้และชั้นหนังสือรุ่นเก่า บรรยากาศภายในห้องสมุดนอกจากจะมีความสะอาดและสวยงามแล้ว ยังคงไว้ด้วยความเงียบสงบ เหมาะแก่การทำงานและอ่านหนังสือ มีหลากหลายมุมให้เลือกสรร ไม่ว่าจะเป็นที่นั่งแบบเดี่ยว แบบกลุ่ม รวมถึงห้องทำงานแบบกลุ่ม นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สำหรับการพักผ่อน มีบรรยากาศภายนอกที่โอบล้อมไปด้วยธรรมชาติสีเขียวสะอาดตาจากต้นไม้หลากสายพันธุ์

          ในส่วนของทรัพยากรสารสนเทศ ห้องสมุดแห่งนี้มีบทบาทหน้าที่สำคัญในการสนับสนุนภารกิจทางวิชาการด้านอาหารและโภชนาการของสถาบันโภชนาการ ให้เป็นไปตามแผนยุทธศาสตร์สู่ความเป็นเลิศด้านการวิจัย การจัดการศึกษาระดับมหาบัณทิตและดุษฏีบัณฑิต และบริการวิชาการ จึงมีทรัพยากรสารสนเทศที่สำคัญไว้บริการมากมาย ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ ตำรา วารสารวิชาการ งานวิจัย บทความ เอกสารประกอบการบรรยาย ครอบคลุมหัวข้อด้านอาหารและโภชนาการ รวมถึงสาขาวิชาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

          สำหรับบริการพื้นฐานของห้องสมุด ประกอบด้วยบริการตอบคําถามช่วยค้นคว้า ให้คำปรึกษา/แนะนํา/ช่วยเหลือ/อํานวยความสะดวก, บริการแนะนำการใช้ห้องสมุด/สืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูลห้องสมุดมหาวิทยาลัยมหิดล (OPAC) /ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่บอกรับ, บริการยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศห้องสมุด ระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol Book Delivery) และห้องสมุดมหาวิทยาลัยในสถาบันอุดมศึกษา (Interlibrary Loan), บริการสำเนาเอกสารระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล (EDDS), บริการจัดหาสำเนาเอกสารจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกประเทศ รวมถึงบริการแนะนํา/นําชมหองสมุด แก่หน่วยงานต่างๆ รวมทั้งผู้เข้าประชุม/อบรมของสถาบันฯ เป็นต้น

          กล่าวมาถึง ณ ตรงนี้คงจะช่วยให้ท่านรู้จักเราได้มากขึ้นนะคะ

          สำหรับการคิดอย่างสร้างสรรค์ แล้วนำมาสรรค์สร้าง “นวัตกรรม” เพื่อให้บริการในห้องสมุดแห่งนี้ จะมีอะไรบ้างนั้น ขอเล่าสู่กันฟังพร้อมแบ่งปันไอเดียต่างๆ ดังต่อไปนี้ค่ะ

การรับสมัครสมาชิกห้องสมุด

          เดิมทีการสมัครสมาชิกเครือข่ายห้องสมุด จะใช้ “แบบฟอร์มกระดาษ (Paper)” เท่านั้น ทำให้ประสบปัญหาเรื่องของลายมือ นำมาซึ่งความถูกต้องของข้อมูลเพื่อนำไปบันทึกเข้าระบบห้องสมุด ต่อมาจึงใช้ “แบบฟอร์มออนไลน์ (e-Form)” ทดแทน ซึ่งสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการสมัครสมาชิก และช่วยให้นำข้อมูลไปบันทึกเข้าระบบห้องสมุดได้โดยไม่ต้องพิมพ์ แต่ยังประสบปัญหาว่า ต้องเข้าระบบสมัครสมาชิกเพื่อนำข้อมูลการสมัครออกมาบันทึกเข้าระบบห้องสมุด ทำให้เกิดความไม่สะดวกในการปฏิบัติงานและไม่สามารถทราบได้ทันทีเมื่อมีการสมัครสมาชิกใหม่

           หลังจากทราบปัญหา จึงได้ศึกษาหาวิธีการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ด้วยการนำ Google Form และบริการ Line Notify ซึ่งไม่เสียค่าใช้จ่าย มาประยุกต์ใช้ในการรับสมัครสมาชิกห้องสมุด พบว่าช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระบบส่งข้อมูลแจ้งในทันที เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลการสมัคร ลดภาระหน้าที่การเข้าระบบเพื่อตรวจสอบข้อมูลการสมัครสมาชิกใหม่ ลดระยะเวลาการบันทึกข้อมูลสมาชิกเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ อีกทั้งช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้บริการให้สามารถใช้สิทธิในการเป็นสมาชิกได้เร็วยิ่งขึ้น

บริการยืม-คืนระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol Book Delivery)

          บริการยืม-คืนระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล คือบริการรับ-ส่งทรัพยากรสารสนเทศระหว่างห้องสมุดของมหาวิทยาลัยมหิดล มีห้องสมุดเข้าร่วมเครือข่ายให้บริการ ทั้งสิ้น 26 แห่ง ประกอบด้วยห้องสมุดที่อยู่ในวิทยาเขตศาลายา จำนวน 20 ห้องสมุด วิทยาเขตบางกอกน้อย จำนวน 2 ห้องสมุด และวิทยาเขตพญาไท จำนวน 4 ห้องสมุด

           เดิมทีการแจ้งรับหนังสือ จะใช้ “การโทรศัพท์” ถึงผู้ประสานงานรับ-ส่งหรือพนักงานรับส่ง เพื่อให้ไปรับหนังสือยังห้องสมุดที่แจ้ง ซึ่งอาจไม่ค่อยสะดวกในการปฏิบัติงานหรือประสานงานรับ-ส่งนัก ต่อมาเมื่อมีสื่อโซเชียลมีเดียอย่างแอปพลิเคชัน Line เกิดขึ้น จึงได้สร้าง “Line Group” ขึ้นมา เพื่อรวมกลุ่มผู้ปฏิบัติงานให้บริการและใช้เป็นช่องทางในการแจ้งรับหนังสือ ทำให้ช่วยลดการประสานงานรับ-ส่งลง แต่ยังมีปัญหาและอุปสรรคในเรื่องของข้อความแจ้งรับหนังสือที่มีปริมาณมากและหลากหลาย อีกทั้งปะปนไปกับการสอบถามงานอื่นๆ ในกลุ่มไลน์การทำงาน ส่งผลให้เกิดความไม่สะดวกในการอ่านหรือดูข้อความแจ้งรับหนังสือ ทำให้บางครั้งพนักงานรับส่งไม่ได้เข้าไปรับหนังสือตามแจ้งไว้

          หลังจากนั้นจึงได้นำการ “สแกน QR Code” กับ “ระบบ Line Notify” มาใช้ เพื่อช่วยลดปัญหาและอุปสรรคดังกล่าว เพราะข้อมูลแจ้งรับหนังสือส่งตรงถึง Line Group ของผู้ประสานงานรับ-ส่งและพนักงานรับส่ง ไม่ปะปนไปกับการสอบถามงานอื่นๆ นอกจากนี้ยังมีการแจ้งการเริ่มปฏิบัติงานรับ-ส่งหนังสือของพนักงานรับส่ง และการปฏิบัติงานรับ-ส่งกรณีรับ-ส่งล่าช้า และงดบริการรับ-ส่งหนังสือ จะส่งตรงถึง Line Group ของผู้ให้บริการอีกด้วย

          หลังจากที่ใช้งานระบบมาระยะหนึ่ง จึงได้ทำการสำรวจความคิดเห็น พบว่า มีความพึงพอใจต่อระบบ Line Notify ในระดับมาก และผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะใช้งานระบบ Line Notify ในการให้บริการยืม-คืนระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol Book Delivery) ต่อไป

          ต่อมาผู้ให้บริการเกิดความต้องการทราบตำแหน่งห้องสมุดล่าสุดที่พนักงานรับส่งเข้ารับหนังสือ และต้องการทราบการปฏิบัติงานรับ-ส่งหนังสือของพนักงานรับส่ง จึงได้นำการ “สแกน QR Code” กับ “ระบบ Line Notify” มาประยุกต์ใช้เพื่อแจ้งตำแหน่งการปฏิบัติงาน พบว่าผู้ให้บริการ ผู้ควบคุม กำกับ ดูแล และผู้ประสานงานรับ-ส่ง เกิดความพึงพอใจที่ได้รับทราบตำแหน่งล่าสุดที่พนักงานรับส่งเข้ารับหนังสือ รวมถึงการปฏิบัติงานรับ-ส่งหนังสือของพนักงานรับส่ง

          ณ ปัจจุบัน อยู่ระหว่างการพัฒนาและทดสอบการใช้งานแอปพลิเคชันของงานบริการยืม-คืนระหว่างห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมหิดล ที่พัฒนาขึ้นใหม่ โดยสามารถใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ หรือแอปพลิเคชัน ของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ ได้ นอกจากช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน การติดตาม ให้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นแล้ว ยังช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูลการติดต่อของห้องสมุดในเครือข่าย อีกทั้งสามารถเรียกดูรายงานและสถิติต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย

บริการตอบคําถาม ช่วยค้นคว้า ให้คําปรึกษา/แนะนํา/ช่วยเหลือ/อํานวยความสะดวก

          สำหรับบริการนี้ มีการนำสื่อโซเชียลมีเดีย คือ “Line OA” หรือ “Line Official Account “ มาประยุกต์ใช้ เป็นการเพิ่มช่องทางการติดต่อสื่อสารอีกช่องทางหนึ่ง นอกเหนือจาก Facebook Page และ Messenger เพื่อช่วยให้ผู้ใช้บริการได้รับความสะดวกสบายในการเข้าถึงบริการต่างๆ ของห้องสมุดมากยิ่งขึ้น

การประชาสัมพันธ์ทรัพยากรสารสนเทศ/e-Book/e-Thesis/ความรู้ทางวิชาการ ผ่านช่องทางต่างๆ

          สำหรับการประชาสัมพันธ์ต่างๆ ได้นำการ “สแกน QR Code” มาประยุกต์ใช้งาน เผยแพร่ทางบอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล รวมถึงช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ (Facebook, Line, Line OA) เพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ผู้ใช้บริการ

          ติดตามอ่านจนมาถึง ณ ตรงนี้แล้ว รู้สึกหรือคิดเห็นกันอย่างไรบ้างคะสำหรับห้องสมุดเล็กๆ แห่งนี้… หวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะรู้จักเรามากขึ้น และได้ไอเดียเพื่อนำไปประยุกต์ใช้งานต่างๆ ได้บ้างนะคะ และหากท่านผ่านมาย่านศาลายา จะแวะเวียนมาทักทายหรือเยี่ยมเยียนกัน ทางเรายินดีให้การต้อนรับเป็นอย่างยิ่งค่ะ