ทุกวันนี้มีอะไรต้องทำเยอะเนอะ ผมว่าคงไม่ใช่ผมคนเดียว คุณผู้อ่านด้วย งานหลัก งานเสริม งานแทรก งานซ้อน ประชุมทีม ประชุมฝ่าย ประชุมบริษัท อะไรก็ไม่รู้เยอะแยะไปหมด
เครื่องมือหนึ่งที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญเวลามีงานเยอะๆ เทียบกับเวลาที่มีจำกัด เรียกว่า ตาราง 4 ช่อง (2×2 diagram, 2×2 matrix, opposite diagram) วิธีการก็ไม่ยาก แค่ตีตาราง 4 ช่องขึ้นมา แกนหนึ่งเป็นงานเร่งด่วนกับไม่เร่งด่วน อีกแกนหนึ่งเป็นงานที่สำคัญกับไม่สำคัญ แล้วค่อยเอางานทั้งหมดที่มีเติมลงไปในแต่ละช่องตามลักษณะของงานนั้น งานที่สำคัญก็อาจจะเป็นงานที่คะแนนมาก งานที่ไม่สำคัญอาจจะหมายถึงงานที่คะแนนไม่มากหรือไม่ทำก็ไม่เป็นไร ในขณะที่เร่งด่วนไม่เร่งด่วนก็อาจจะวัดจากเดดไลน์ หรือเป็นงานที่ต้องรีบส่งไปให้คนอื่นทำต่อหรือไม่ ซึ่งการจำแนกงานออกเป็น 4 กลุ่มแบบนี้ ทำให้เราเห็นชัดเจนว่างานไหนต้องรีบทำทันทีตอนนี้เลย หรือไปพักกินข้าวดูซีรีส์สักตอนก่อนค่อยกลับมาทำก็ได้
ในโลกธุรกิจ การวิเคราะห์ SWOT ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ปัจจัย 4 ด้าน ได้แก่ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ถูกใช้ในการสรุปและประเมินธุรกิจกันอย่างแพร่หลาย ถ้าดูตอนแรกเหมือนว่าจะมี 4 อย่างให้เราต้องวิเคราะห์ แต่ถ้าดูให้ดีจะเห็นว่าเราสามารถจัด 4 ข้อนี้ออกเป็น 2 กลุ่มได้ นั่นคือจุดแข็งและโอกาสเป็นปัจจัยบวก ส่วนจุดอ่อนและอุปสรรคเป็นปัจจัยลบ แต่ถ้าลองมองในอีกมุม แทนที่จะแบ่ง 4 อย่างนี้ตามความบวกหรือลบ แต่แบ่งจากความเป็นปัจจัยภายนอกหรือปัจจัยภายใน นั่นคือจุดแข็งและจุดอ่อนเป็นปัจจัยภายในขององค์กร ส่วนโอกาสและอุปสรรคนั้นเป็นปัจจัยภายนอก ก็จะเห็นว่าแบ่งแบบนี้ได้เหมือนกัน สรุปแล้วกลายเป็นว่าจุดแข็งนั้นสามารถมองได้เป็นปัจจัยบวกภายใน จุดอ่อนเป็นปัจจัยลบภายใน โอกาสคือปัจจัยบวกภายนอก และอุปสรรคคือปัจจัยลบภายนอก งงใช่ไหมฮะ พูดแบบนี้งงมาก แต่ถ้าเขียนเป็นตาราง 4 ช่องปุ๊บ เข้าใจเลย
อีกตัวอย่างหนึ่งของการใช้ตาราง 4 ช่องในโลกธุรกิจที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย คือโมเดล BCG ที่จำแนกสินค้าออกเป็น 2 แกน คืออัตราการเติบโตสูงกับต่ำและส่วนแบ่งตลาดสูงกับต่ำ ทำให้ได้ตาราง 4 ช่อง ที่แต่ละช่องแสดงถึงสภาพของสินค้าแต่ละอย่างของเรา ซึ่งจะนำไปสู่กลยุทธ์ทางธุรกิจที่แตกต่างกันไปในแต่ละแบบ
กลุ่มแรก Star สินค้าดาวรุ่งที่เรามีส่วนแบ่งการตลาดที่สูงและอัตราการเติบโตก็สูง นั่นแปลว่าตลาดของสินค้านี้จะมีคู่แข่งเยอะ ถึงเราจะเป็นเจ้าตลาดอยู่แต่ก็ต้องลงทุนเพื่อรักษาความเป็นเจ้าตลาดนี้ให้นานที่สุด
กลุ่มที่ 2 คือกลุ่ม Cash Cow คือสินค้าที่เรามีส่วนแบ่งสูงแต่ไม่ค่อยเติบโต ไม่จำเป็นต้องลงทุนทำอะไรใหม่มาก แค่ต้องรักษามาตรฐานที่ทำไว้ไม่ให้ตกลงเท่านั้น
กลุ่มที่ 3 Question Marks คือสินค้าที่มีอัตราการเติบโตสูงแต่เรายังมีส่วนแบ่งการตลาดที่ต่ำ อันนี้ชัดเจนว่าเราต้องใช้กลยุทธ์ทางการตลาดมากๆ เพื่อให้สามารถกอบโกยจากตลาดที่กำลังโตนี้ให้ได้
กลุ่มสุดท้ายคือ Dogs คือสินค้าที่การเติบโตก็ไม่มี ส่วนแบ่งทางการตลาดก็ต่ำ สินค้าพวกนี้ควรถูกตัดทิ้งหรือไม่ก็ปรับปรุงใหม่ เพื่อให้มันยังอยู่รอดต่อไปได้
ตาราง 4 ช่องเป็นเครื่องมือการจัดกลุ่มที่นิยมใช้กันมานานแล้ว เป้าหมายคือเพื่อแยกสิ่งต่างๆ ออกจากกันเพื่อให้จัดการต่อได้ง่าย สาระสำคัญคือการหาเกณฑ์เพื่อใช้จำแนกขึ้นมา 2 เกณฑ์ เกณฑ์ละ 2 ประเภท แล้วก็ใช้เกณฑ์พวกนั้นแบ่งสิ่งของออกเป็น 4 กลุ่ม แต่คำถามคือ ไม่ 4 ได้ไหม มากกว่านั้นได้หรือเปล่า
ได้สิฮะ ทำไมจะไม่ได้ เราสามารถขยายแนวคิดนี้ไป ให้แต่ละเกณฑ์แบ่งออกเป็นมากกว่า 2 กลุ่มก็ได้ เช่นถ้าเราอยากแบ่งสัตว์ในฟาร์มออกเป็นพวกๆ เกณฑ์แรกที่เราใช้อาจจะเป็น สัตว์บก สัตว์น้ำ หรือสัตว์ปีก กับอีกเกณฑ์คือ เลี้ยงไว้เพื่อบริโภคหรือเพื่อเป็นสัตว์เลี้ยง คราวนี้ตารางที่เราได้ก็จะกลายเป็นหกช่องแล้ว หรือถ้าเพิ่มเกณฑ์เข้าไปอีก เช่น กินพืชหรือกินเนื้อ คราวนี้เขียนเป็นตารางไม่ได้แล้วเพราะจะกลายเป็นสามมิติแทน แต่ก็ไม่ใช่ปัญหาใหญ่โตอะไร
ความจริงแล้วการแบ่งสิ่งต่างๆ ออกเป็นกลุ่มนั้น เป็นขั้นตอนสำคัญหลังจากได้ข้อมูลมา สาเหตุแรกที่เราต้องแบ่งข้อมูลเป็นกลุ่มคือ เพราะข้อมูลมันเยอะและมั่วซั่ว ลองจินตนาการว่าถ้าเราอยากจัดแคมเปญอะไรสักอย่าง แล้วต้องการหาว่าลูกค้าคนไหนบ้างที่น่าจะเป็นกลุ่มเป้าหมายของแคมเปญนี้ แค่นึกว่าต้องไล่พิจารณาลูกค้าเป็นคนๆ ทีละคนก็เหนื่อยแล้ว สิ่งที่เรามักทำจึงคือการแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มๆ แล้วค่อยพิจารณาว่ากลุ่มไหนบ้างที่มีแนวโน้มจะสนใจแคมเปญนี้
สิ่งที่เราใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งกลุ่มข้อมูลนั้นเรียกว่า ตัวแปร อย่างเช่น เพศ อายุ รายได้ พวกนี้คือตัวแปรทั้งนั้น และการกำหนดเกณฑ์ที่จะใช้แยกลูกค้าออกเป็นกลุ่มๆ นั้น สัมพันธ์โดยตรงกับตัวแปรที่เราจะเก็บ เช่น ถ้าหนึ่งในเกณฑ์ที่เราจะใช้แยกลูกค้าเพื่อพิจารณาแคมเปญคือรายได้ สิ่งนี้ก็จะต้องถูกใส่เอาไว้ในแบบสอบถามด้วย หลายครั้งที่คนเก็บข้อมูลเลือกที่จะเก็บแบบหว่าน นั่นคือถามข้อมูลทุกอย่างที่คิดว่าอาจจะได้ใช้มาก่อน แล้วค่อยคิดว่าจะใช้ตัวแปรที่มีมาสร้างเกณฑ์อย่างไรดี ซึ่งเป็นวิธีที่ผิด ผมเคยเล่าในบทความเรื่อง ‘อะไรบ้างคือข้อมูล’ ไปแล้วว่าทุกอย่างคือข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลมั่วๆ ซั่วๆ ไปก่อน แล้วหวังว่าจะได้ครบทุกอย่างที่ต้องการจึงแทบจะเป็นไปไม่ได้ กลายเป็นว่าข้อมูลที่ต้องใช้ดันไม่ได้เก็บ ส่วนข้อมูลที่เก็บมาก็ดันไม่ได้ใช้ สู้ออกแบบเกณฑ์ที่จะใช้แบ่งกลุ่มให้ดี แล้วจึงค่อยไปเก็บข้อมูลตามนั้นจะดีกว่าเสียอีก
แต่สี่ตีนยังรู้พลาด นักปราชญ์ยังรู้พลั้ง หลายครั้งที่เราคิดว่ากำหนดเกณฑ์ขึ้นมาดีแล้ว หากก็ยังมีช่องโหว่ ยกตัวอย่างด้วยลูกค้าเหมือนเดิมก็ได้ เราอาจจะมองว่ารายได้กับย่านที่อยู่อาศัยเป็น 2 เกณฑ์จากหลายๆ เกณฑ์ที่เราสนใจจะนำมาใช้ จึงเก็บข้อมูล 2 เรื่องนี้ แต่ผลที่ได้กลายเป็นว่าลูกค้ากลุ่มที่รายได้สูงกับกลุ่มที่อาศัยอยู่ย่านใจกลางเมืองแทบจะเป็นกลุ่มเดียวกันเลย นั่นคือ 2 เกณฑ์นี้ดันมีความสัมพันธ์กันเอง ถึงเราจะใช้ 2 เกณฑ์ ซึ่งควรจะแบ่งลูกค้าออกได้เป็น 4 กลุ่ม กลับดูเหมือนว่าจะเหลือแค่เกณฑ์เดียวแล้วแบ่งลูกค้าได้เพียง 2 กลุ่มเท่านั้น ถ้ามองในแง่ดี หากเราไม่รู้ความสัมพันธ์ระหว่าง 2 เกณฑ์นี้มาก่อน การรู้ว่ามันสัมพันธ์กันก็ถือเป็นการค้นพบอย่างหนึ่งจากข้อมูลด้วย
เมื่อเราแบ่งข้อมูลออกได้เป็นกลุ่มๆ คราวนี้จะเอาไปทำอะไรต่อก็ง่ายแล้ว จะวิเคราะห์ คาดการณ์ หรือวางแผนอะไร แทนที่จะลงไปทำกับข้อมูลเป็นตัวๆ เราก็มาทำกับทั้งกลุ่มแทน แต่กับดักที่ต้องระวังมากๆ เกี่ยวกับการจัดข้อมูลเป็นกลุ่มๆ คือ อย่าลืมว่าข้อมูลในกลุ่มนั้นไม่ได้เหมือนกันเป๊ะ มันยังมีความแตกต่างหลากหลายอยู่ภายในกลุ่มอีก ลูกค้าที่ทางบ้านฐานะดีก็มีตั้งแต่ดีมากไปจนถึงดีน้อย
อ่านมาจนถึงตอนนี้คุณผู้อ่านอาจจะเริ่มรู้สึกว่า ทั้งหมดนี้ดูเป็นเรื่องของผู้ใหญ่จังเลย ตั้งแต่การจัดตารางชีวิต วิเคราะห์องค์กร ส่วนแบ่งการตลาด มาจนถึงการจัดกลุ่มลูกค้า ไว้รอสอนกันตอนโตแล้วก็ได้ ถึงแม้ว่าการจัดกลุ่มข้อมูลจะดูเป็นเรื่องในแวดวงธุรกิจหรืออะไรที่ต้องจริงจัง แต่มันสามารถเอาไปใช้กับอะไรก็ได้ แบ่งศิลปินที่ชอบเป็นกลุ่มๆ จัดหมวดหมู่ซีรีส์ที่ดู ร้านอาหารแถวบ้าน สัตว์ที่เจอในสวนสัตว์ หรืออะไรก็ได้ทั้งนั้น
การฝึกเด็กๆ แบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่ม จะทำให้เขาคุ้นเคยกับการดึงลักษณะของแต่ละอย่างออกมา แยกองค์ประกอบเป็นตัวแปรต่างๆ เช่น สามารถให้เหตุผลได้ว่าที่เขาชอบอาหารจานนี้แต่ไม่ชอบจานนั้นเป็นเพราะลักษณะไหนของมันกันแน่ จุดที่ทำให้เราไม่ชอบคือแค่ส่วนนี้ ไม่ใช่ทั้งหมดใช่หรือไม่ หรือ ช่วงนี้เราเหนื่อย เหนื่อยเพราะอะไร ช่วงนี้ต่างจากช่วงอื่นอย่างไร ปัจจัยอะไรที่ทำให้เหนื่อย แล้วเราจะสามารถวิเคราะห์ คาดการณ์ เฝ้าระวัง หรือแก้ไขความเหนื่อยนี้ได้อย่างไรบ้าง
ที่มา
บทความ “The Eisenhower Matrix: How to prioritize your to-do list” จาก asana.com (Online)
บทความ “Marketing SWOT Analysis: How To Do It (With Examples & Template)” จาก coschedule.com (Online)
บทความ “What Is the Growth Share Matrix?” จาก bcg.com (Online)
บทความ “THE IMPORTANCE OF CATEGORIES” จาก superpowerspeech.com (Online)
บทความ “The development of categorisation and conceptual thinking in early childhood: methods and limitations” จาก springeropen.com (Online)
